Les journées sont souvent trop courtes et on aimerait tous avoir plus de temps pour en faire davantage. Pour ce faire, l’organisation est clé ! On voit de plus en plus de méthodes d’organisation émerger actuellement et nous promettre des résultats incroyables. Si tu es entrepreneur, tu as probablement déjà entendu parler de Trello ou Notion. Il s’agit de deux outils de gestion de projets permettant de gagner en productivité. Tu te demandes sûrement lequel est fait pour toi ? Les deux outils sont à la fois similaires et très différents alors pas de panique, cet article va te permettre de faire ton choix. 😉

Notion : l’application tout en un

Présentation de Notion

Notion te permet de tout rassembler en un seul endroit. Fini le temps perdu à chercher tes documents, tes informations ou encore tes liens utiles. Avec notion, tu peux tout organiser de façon logique sur une seule plateforme. Génial non ? C’est également un super outil pour travailler en équipe. Cet outil va t’aider à gagner en productivité grâce à ses nombreuses fonctionnalités que je vais te présenter plus bas.

L’interface utilisateur et facilité d’utilisation

La plateforme peut être lourde pour certains ordinateurs lorsque l’on met beaucoup de contenu dessus. Ce qui peut faire perdre du temps si ton ordinateur rame facilement.
De plus, l’interface peut faire peur au premier abord car elle n’est pas parfaitement intuitive. Il te faudra sûrement du temps pour prendre la main et te familiariser avec les raccourcis clavier qui permettent d’être plus rapide. Je te conseille de regarder des tutos avant de te lancer pour ne pas te sentir perdu. Ce serait dommage d’abandonner alors que Notion peut réellement t’aider à mieux t’organiser.

La flexibilité

Le gros avantage de Notion c’est que la plateforme est ultra personnalisable !
Il te suffit d’imaginer l’espace de travail que tu souhaites avoir, puis de le créer. Tu peux absolument tout planifier, changer la vue d’un tableau en timeline ou en liste… Bref si tu as déjà en tête le design de ton espace de travail de rêve, Notion est fait pour toi ! Si ce n’est pas le cas, tu peux également faire appel à un spécialiste dans le domaine.

Les fonctionnalités

Les fonctionnalités de Notion sont nombreuses, en voici quelques unes :
Prise de note, to do list, agenda, calendrier éditorial, stockage, livre de recette, idées de contenu, base de données, CRM, gestion de projet, suivi des paiements etc…
Notion te permet de créer une équipe et d’assigner des tâches aux personnes.
Tu peux également communiquer facilement avec tes collaborateurs (sans avoir à envoyer un message), en les taguant sous une tâche, dans un commentaire ou autre. Ils reçoivent alors une notification et peuvent répondre en taguant des personnes à leur tour. Comme tu le vois, les possibilités sont infinies !

Le prix

Super nouvelle au niveau du tarif : Notion est gratuit pour l’usage personnel ! Il existe toutefois des abonnements professionnels qui commencent à 4$/mois ce qui reste très avantageux pour un outil aussi efficace.

Application mobile

Notion existe en application mobile, ce qui est pratique pour l’utiliser à n’importe quel moment. D’autant plus si tu l’utilises pour ton calendrier éditorial et que tu veux vérifier rapidement le contenu prévu le jour même par exemple. L’application mobile est tout de même beaucoup moins pratique que sur ordinateur.

Conclusion : dans quels cas utiliser Notion ?

Notion est la plateforme qu’il te faut si tu veux centraliser toutes tes informations au même endroit. L’outil demande néanmoins une capacité à organiser ses idées et à comprendre les fonctionnalités qui ne sont pas intuitives pour tout le monde. Si tu cherches un outil pour t’aider à être plus organisé et productif mais que ton Notion n’est pas bien optimisé, cela ne t’aidera probablement pas beaucoup. Je te conseille donc de tester l’outil et de te faire accompagner si besoin, ou bien d’acheter des templates Notion.

Trello : L’application de gestion des tâches avec la méthode Kanban

Présentation de Trello

Trello est un outil de gestion de projet original puisqu’il utilise la méthode Kanban de Toyota .C’est une méthode basée sur la visuel et le temps réel. “Kanban” signifie étiquettes en japonais et ces dernières représentent des tâches à faire. Cette méthode permet une organisation Agile (méthodologie de gestion de projet qui a fait ses preuves ces dernières années).  

L’interface utilisateur et la facilité d’utilisation

Contrairement à Notion, l’interface utilisateur est attractive et la plateforme est simple d’utilisation. Trello permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux, dans lesquels on crée des cartes correspondant à des tâches. Cette méthode permet une organisation visuelle et la prise en main est un jeu d’enfant !

La flexibilité

Trello est moins flexible que Notion puisqu’il n’existe qu’une seule façon de voir ses tableaux. Tu peux cependant les déplacer facilement selon l’évolution de tes projets.

 Les fonctionnalités

Trello dispose également de moins de fonctionnalités que Notion, en voici quelques unes : tâches, listes, checklist, chronogrammes, calendrier éditorial, idées de contenu, liens importants etc… Trello permet d’inviter des collaborateurs à utiliser les tableaux. Chaque personne peut attribuer des tâches ou des projets à d’autres membres de l’équipe, en toute simplicité. C’est donc un outil utilisable en équipe au même titre que Notion.

Le prix

Trello est gratuit pour une utilisation personnelle. Les abonnements commencent à 5$/ mois ce qui est similaire à Notion.

Application mobile

Tout comme Notion, Trello dispose d’une application mobile. Fonctionnelle et pas compliquée à prendre en main mais qui ne remplace pas la version desktop beaucoup plus complète et facile d’utilisation évidemment !

Conclusion : dans quels cas utiliser Trello ?

Trello est parfait pour de la gestion de projet relativement simple. Si tu n’as pas besoin d’un outil avec énormément de fonctionnalités complexes, Trello sera parfait pour t’aider à gérer tes tâches facilement.

Notion OU Trello : que choisir ?

Tu l’auras compris, Notion et Trello sont de très bons outils pour s’organiser et gagner en productivité. Le prix étant très similaire, je te conseille de faire ton choix en fonction de l’utilité et des fonctionnalités recherchées. 
Trello est plus simple d’utilisation que Notion et conviendra parfaitement pour de la gestion de projet. D’autant plus si tu es une personne visuelle et qui recherche la simplicité. Et surtout, si tu n’as pas envie de passer du temps à comprendre le fonctionnement de Notion, si tu souhaites t’organiser rapidement, Trello sera parfait pour toi.

Notion quant à lui, offre beaucoup plus de personnalisation ce qui permet d’aller plus loin. L’outil est plus compliqué à prendre en main que Trello mais si tu as la patience et l’envie d’apprendre, il permet d’avoir un espace de travail tout en un.

Personnellement, j’utilise Trello pour mon calendrier éditorial Instagram (entre autres) et cela me fait gagner beaucoup de temps. Avoir un outil qui m’aide à m’organiser pour ma création de contenu m’est essentiel pour garder un rythme de publication constant et donc continuer à avoir de la visibilité sur Instagram. D’ailleurs si tu veux en savoir plus sur l’algorithme Instagram et son fonctionnement, j’ai écrit un article sur le sujet qui devrait te plaire.

J’espère que cet article t’as permis d’y voir plus clair. Je tiens à te rappeler que Trello et Notion sont des outils pour s’organiser mais ce ne sont pas des baguettes magiques. Si tu n’organises pas ces espaces de travail correctement, tu ne gagneras pas plus de temps qu’avec n’importe quel autre outil. Or tu le sais, l’organisation est une clé essentielle dans l’entrepreneuriat et la vie en général

A très vite pour un prochain article !